各種の手続きについて(戸籍謄本等の収集)

ここでは、各種の証明書・添付書類(証拠書類)等の収集方法を整理しています。

参考にして頂きたいのですが、最新情報は関係する自治体等に確認してください。

解説のページは、戸籍謄本・住民票等の収集について根拠条文を紹介しています。

 

本籍地の市区町村
本籍地の市区町村

戸籍証明(戸籍謄本・戸籍抄本等)

戸籍(現在戸籍):コンピュータ化された現在の戸籍のことで、全部事項・個人事項証明と呼ばれるこ  

 ともあります。

平成改製原戸籍:平成13年3月3日にコンピュータ化される前の、紙の戸籍を平成改製原戸籍と呼んで

 います。改製(コンピュータ化)より前に除籍(死亡・婚姻・離婚等)された方の記載が必要な場合

 は、こちらを請求してください。

改製原戸籍:昭和32年に改製されるよりも前の、戸(家)単位で作成されていた戸籍です。戸主、

 妻、子だけでなく、父母、孫、甥、姪などまで記載されます。

除籍:戸籍に載っている全員が、婚姻、死亡及び他市区町村への転籍等の理由で戸籍から除かれたもの

 です。その戸籍に1人でも残っていると、現在戸籍、平成改製原戸籍、もしくは改製原戸籍となりま

 す。

※請求先

戸籍証明は本籍地の市区町村でのみ発行可能です。必ず、本籍地の市区町村に請求してください。

郵送請求(厚木市):請求する戸籍に記載された方と、直系血族の方のみが請求可能です。それ以外の

   方が手続きをされる場合、原則として委任状が必要となります。
   厚木市役所市民課へ、送付先「〒243-8511 厚木市中町3-17-17 厚木市役所市民課 行」

   郵送請求に必要なもの(1)郵送による戸籍謄抄本等の請求書 (2)手数料分の定額小為替
             (3)切手を貼った返信用封筒 (4)本人確認書類のコピー

             (5)代理人申請の場合は、委任状

 

郵送請求(横浜市):住民票の写しや戸籍関係証明書等に関する郵送請求による証明発行事務につい 

 て、平成26年2月3日から「横浜市郵送請求事務センター」で一括して行っています。
 住民票の写しや戸籍関係証明書等に関する郵送請求を行う際は、「横浜市郵送請求事務センター」

   宛てにご送付ください。

   〒231-8307 横浜市中区尾上町1丁目6番地 横浜市郵送請求事務センター

   (注意)請求書に記載する請求先は「当該区の区長宛て」としてください。

戸籍謄本等に関する問い合わせ 045-222-4901

住民票等に関する問い合わせ  045-222-4902

 

 

本籍地の市区町村
本籍地の市区町村

戸籍の附票

戸籍の附票(こせきのふひょう)は住民基本台帳法に基づき市町村と特別区で作成される、該当市区町村に本籍がある者の住所履歴に関する記録です。 住民票が住所の異動や世帯の構成、戸籍が出生・死亡・結婚などの身分事項を記録したもので、この2つをつなぐものとして戸籍の附票があります。

 

戸籍の廃棄証明書、戸籍が取得できないことの告知書

現在、戸籍の保存期間は除籍後150年となっていますが、かつて平成22年以前は除籍後80年と定められておりました。そのため古い戸籍が次々と廃棄され、記録が失われていた時代がありました。そのような場合、廃棄証明書というものを戸籍の代わりに役所から取得することが出来ます(送付されます)。ただし、廃棄証明書は必ず発行してもらえる証明書ではなく、廃棄した記録が役所に残っていない場合には発行してもらえないこともあります。廃棄したのかそれとも災害で滅失したのかが役所でもわからない場合などです。

 火災や災害などで滅失していることもあり、このような場合には戸籍が取得できないことの告知書というものが取得できます。以下は横浜市の例です。

  本籍  横浜市 ○○○○○○ 番地

  氏名   ○○ ○○

平成29年○月○日請求による上記の者の戸籍・除籍簿の(謄本・抄本)は、次の理由により交付できませんので告知します。

1.大正1291日の火災により戸籍簿及び除籍簿焼失のため。(追記:関東大震災)

2.同年103日司法省告知第26号による戸籍・除籍に関する申出がない。

 (追記:神奈川県下ニ於テ焼失シタル戸籍簿其他ノ書類ニ関スル申出ノ件)

3.昭和20415日の戦災により、戸籍簿及び除籍簿焼失のため

                               第○○○○○号

                               平成29年○月○

行政書士

高林 広 様

                               横浜市○○区長

   

不在住・不在籍証明書とは

 不在住証明書とは、現在、肩書地に住民票及び除かれた住民票に記載がないことを証明する証明書です。除かれた住民票とは、住民基本台帳法施行令第34条第1項に定める期間(5年)保存しているものを言います。

不在籍証明書とは、現在、肩書地に戸籍・除籍・改製原戸籍に記載がないことを証明する証明書です。

不在住・不在籍証明書とは、申請された氏名・住所・本籍と一致する住民票・除票・戸籍・除籍・改製原戸籍が存在しないことを証明します。

不動産所有者が亡くなり、相続登記をする場合、被相続人と登記簿上の所有者が同一人物であることを証明するために、住民票の除票(または戸籍附票)を取得し、住所の変遷をつなげて同一人物であることの証明する必要があります。しかし、その附票が保存期間を経過していたり、附票自体の交付が受けられない場合があります。そのような場合には、不在籍・不在住証明書を添付することで『登記簿に記載されている住所には現在その人は住所も戸籍もありませんが、登記を受けた当時(登記の名義人となった当時)には、確かにそこにいました。 その人が登記簿上の人物と同一であることは間違いありません。』と誓約することで登記の真実性を担保しようという意図です。

 

本籍地の市区町村
本籍地の市区町村

身分証明書とは?

 身分証明書は、後見の登記・破産宣告の通知等を受けていないことを証明するものです。身分証明書は本籍地の市区町村でのみ発行可能です。
身分証明書を請求できるのは本人だけであり、同一の戸籍の方でも請求できません(ただし、親権者たる親が、未成年の子の身分証明書を請求する場合は除きます。)。

 

住民票の写し等:住民票の写しは、住民登録をしている人の住所、氏名、生年月    

 日、性別、住民となった年月日、本籍、世帯主との続柄などを記載したものです。

 本籍・続柄を記載するか省略するかなど、一部の項目は記載の有無を選択できま

  す。
 住民票の写し:住民登録をしている住所や、氏名、生年月日などを証明します。
  世帯全員分の証明や、特定の方を抜き出しての証明が可能です。

 除票:市外へ転出又は死亡された場合、住民票は除票となります。
  なお、除票となってから5年を経過した住民票は交付できません。

 改製除票:住民票は、項目ごとに記載できる行数に限りがあります。行数が不足すると住民票が作り変え

  られ(改製)、最新の情報だけが記載された住民票となります(履歴情報は改製除票として保存されま 

  す)。市内での転居の履歴や氏名変更の証明が必要な場合には、必要な証明事項が住民票の写しと改製  

  除票のどちらに記載されるかが事前には分かりませんので、受付の職員に必要な証明事項をお知らせく 

  ださい。

 

固定資産税・評価証明書

Q固定資産の評価証明書、公課証明書、名寄帳証明書について

A

評価証明書は固定資産の価格(評価額)を証明するものです。

公課証明書は固定資産税の税額を証明するものです。(評価証明書の記載内容は、公課証明書にも記載されます。)

必要な物件を特定するためには、住居表示ではなく、地番の記入が必要です。

 (1)管轄登記所に電話して照会する方法

(2)名寄帳のコピーを申請して確認する方法

名寄帳の写しは、証明を目的としたものではなく、所有している物件の明細を確認するためのものです。(記載内容は納税通知書に添付している課税明細書と同じです。)

いずれの証明書も証明書の年度の11日の状態を記載しています。

申請書に必要事項を記入し、本人(申請者)確認ができるものを窓口に提示してください。

申請者が本人・同居の親族以外の場合は代理人選任届が必要です。固定資産評価証明書(公課・課税証明書)と名寄帳の取得についての委任がされたものを頂いておくと良いと思います。

郵送で取得する方法もあります。手数料は1通につき300円です。郵便局で発行する定額小為替と、申請者住所宛ての封筒で切手82円を貼付したものを同封します。

 

 登記事項証明書(登記簿謄本):

不動産所在地の住居表示では不動産が特定できません。地番又は家屋番号での特定が必要です。

(1)管轄登記所に電話して照会する方法

  横浜地方法務局厚木支局、登記管轄区域(不動産登記)厚木市、伊勢原市、愛甲郡愛川町・清川村

  〒243-0003厚木市寿町三丁目5-1
  厚木法務総合庁舎 電話:046(224)3163
  ※不動産及び商業法人登記事項証明書・印鑑証明書・地図の写し等の交付,地番照会等に関するお  

   問い合わせ…046(295)2213(受託事業者 テンプスタッフ株式会社)

(2)名寄帳のコピーを申請して確認する方法

  

登記・供託オンライン申請システムの簡単証明書請求、Payeasy支払を利用すると自宅から郵送請求することができます。

 

原本証明とは?

申請書類作成にあたって、「写し」となっている書類については、「原本証明を行ってください」と書いてあることがあります。原本証明とは、登記や行政機関への書類申請の際、議事録などの原本を提出してしまうと手元に原本がなくなってしまいます。そんな際に、写し(コピー)に、原本と相違ないことを証明する記述を記載し、証明日、住所、記名、押印するものです。

原本証明の方法は、写し(原本をコピーした書類)のあいている箇所に以下の記載をして行います。

原本証明の内容(以下は、介護事業所の申請書に添付する書類について説明しています)

・ 写しと原本が相違ない旨の文章

  例)「この写しは原本に相違ありません。」

「この写しは原本と同一であることを証明する。」

・ 法人名(事業所名ではありません)

・ 法人代表者の役職名と氏名・ 法人代表者印(登記印)

個人の場合には、以下の方法によります(指定があれば、それに従ってください)

 ・ この写しは、原本と相違ありません。

 ・ 年月日(証明日、通常は申請書等の申請日と合わせます)

 ・ 住所

 ・ 氏名 捺印

なお、原本証明付の書類を役所に提出する際には、通常原本も持参し「確かに原本と相違ないこと」を役所の担当者に確認してもらった後、原本を返却してもらえますので、原本を持参することも忘れずにすることが大切です。

書類が2枚以上に渡る場合は、ホッチキスで綴じ、綴じ目に割印を押しますが、原本証明は最終頁の余白に行います。

 

法定相続情報一覧図の保管及び交付の申出書の記載、添付する書類

 法定相続情報一覧図の保管及び交付の申出書

  被相続人の氏名、最後の住所、生年月日、死亡年月日

  申出人(被相続人)の住所、氏名、連絡先(電話番号)、

     被相続人との関係(子等)

代理人の表示:住所(事務所)神奈川県厚木市森の里五丁目1211

           氏名     行政書士 高林広   

                           連絡先    046-210-7390

                           申出人との関係 □法定代理人 ☑委任による代理人

 必要な写しの通数

被相続人名義の不動産の有無

申出先登記所の種類、申出先登記所の登記所名

以下、添付する書類

被相続人の住民票の除票(最後の住所地):本籍を記載してもらう

申出人の住民票

原本還付(お奨め)する場合、(詳細は元本証明を参考)住民票のコピーに申出人が元本証明の旨・年月日・住所・氏名・捺印をします。

被相続人の戸除籍謄本:出生から死亡までの連続した戸籍謄本等を取得します

相続人の戸籍謄抄本、住民票の写し又は戸籍の附票(法定相続情報一覧図に相続人の住所を記載する場合(任意的記載事項)に必要)

法定相続情報一覧図(被相続人○○法定相続情報):書き方は法務局HPに事例記載有り

最後の住所    住所          住所(任意的記載事項)

出生       出生          出生

死亡       (被相続人との関係)  (被相続人等の関係)

(被相続人)   ○× (申出人)    ○△

○○

以下余白

作成日:2017529

作成者:住所 神奈川県厚木市森の里5丁目1211

    氏名 行政書士 高林広          職印

委任状(委任する場合)、資格者代理人の身分を証する行政書士証票のコピー

(代理人)住所、氏名

私は、上記の者を代理人と定め、次の権限を委任する。

法定相続情報一覧図保管及び法定相続情報一覧図の写しの交付の申出に関する一切の権限

法定相続情報一覧図の写しの交付及び不動産登記規則第247条第6項の規定による書面の返却の受領に関する一切の権限(不登規2476項は登記官の書面返却)

年月日

返信用封筒、レターパック等

 

合同会社設立登記(自己申請)に必要な書類

此処では、定款の作成を行政書士に依頼して、

 自己申請を行うことを前提に説明します。

登記手続きを司法書士に依頼することも出来ます。

 

(1)合同会社設立登記申請書

    1.   商号      合同会社〇〇

    1.   本店     (本店の住所)

    1.   登記の事由   設立の手続終了

    1.   登記すべき事項 別添CD-Rのとおり

    1.   課税標準金額  金〇万〇,000円(資本金の額、千は使用しない)

    1.   登録免許税   金6万円

                           7/1000、6万円未満は6万円、100円未満は切り捨て)

     1.添付書類

             定款                                     (別添CD-R内)

             代表社員,本店所在地及び資本金を決定したことを証する書面  1通

             代表社員の就任承諾書                 1通

             印鑑証明書                     1通

             払込みがあったことを証する書面             1通

上記のとおり登記の申請をします。 平成 年 月 日(登記の申請日)

(2)CD-Rへの記録、表示

1.   登記用紙と同一の用紙.txt(メモ帳で作成)

               「商号」合同会社〇〇

                「本店」

               「公告をする方法」当会社の公告は、官報に掲載してする

       「目的」

        1 介護保険法に基づく居宅サービス事業

        2 介護事業

        3 前各号に附帯または関連する一切の事業

      「資本金の額」金〇万〇,000円

      「社員に関する事項」

      「資格」業務執行社員

      「氏名」

      「資格」業務執行社員

      「氏名」

      「資格」代表社員

      「住所」神奈川県厚木市

      「氏名」

      「登記事項に関する事項」設立

2.   合同会社定款.pdf(行政書士高林広が電子証明したpdfファイル)

3.   会社名を記載したシールを貼ります

(3)書類を準備します

    1.   合同会社設立登記申請書

      申請人に関して

       住所

       申請人  合同会社〇〇

       住所

       代表社員 〇

       連絡先の電話番号

      会社実印(代表印)で捺印し、捨印を押しておく

      登記申請書、収入印紙貼付台紙は会社実印で契印

    2.   代表社員、本店及び資本金決定書

      日付は定款の証明日から登記申請日までの間の日にします*

      署名捺印について

       合同会社〇〇

         社員 〇

         社員 △

      社員個人の実印で捺印し、捨印を押しておく

   3.   就任承諾書(代表社員就任承諾書)

      日付は定款の証明日から登記申請日までの間の日にします*

      署名捺印について

       住所

       代表社員 〇

      宛先について

       合同会社〇〇 御中 とします

      個人の実印で捺印し、捨印を押しておく

   4.   払込証明書

     日付は定款の証明日から登記申請日までの間の日にします*

      払い込みが終わった後の日にします

      定款証明→払い込み→証明書の日付 となります

     出資に該当する箇所に蛍光ペン等で線を引いておきます

     証明書、通帳表紙、通帳裏表紙、通帳明細のコピーを2箇所ホッチキス

     製本テープで袋とじし表裏に契印OR見開き頁の綴り部分に契印

     署名捺印について

       合同会社〇〇

       代表社員 〇

     会社実印(代表印)で捺印し、捨印を押しておく

  5.   印鑑証明書

     代表社員の就任承諾に係る印鑑証明書

  6.   印鑑届出書

(4)書類をとじます

  ž   書類をとじる順番

登記申請書、登録免許税納付用台紙(登記申請書と納付用台紙は会社実印で契印します)、代表社員・本店及び資本金決定書、就任承諾書、印鑑証明書、払込証明書の順に並べます。2箇所をホッチキスでとめます。

  ž   上記用紙と印鑑届出書をクリップで留めます。

(5)法務局に提出します

  ž   横浜市、川崎市を除く神奈川県での商業・法人登記の管轄は横浜地方法務局湘南支局になります。

  ž   1~2週間で登記が完了します。

(6)関係書類の取得

ž   登記事項証明書、印鑑カード、印鑑証明書を取得します。例えば横浜地方法務局厚木支局でも取得することができます。登記事項証明書は会社保管用・銀行口座開設用・税務署提出用に3部、印鑑証明書は確認用として1通取得するのが良いと思います。但し有効期限に注意して、適宜取得します。

ž   登記事項証明書交付申請書、印鑑カード交付申請書、印鑑証明書交付申請書は法務省サイトから取得することができます。